Digitalización al alcance de todos

Hoy en día encontramos muchos gerentes o directores que piensan en realizar cambios en la forma en la cual llevan sus empresas, cambiar la forma de tomar decisiones, recolectar datos de una manera más ágil y amigable a para sus colaboradores, y principalmente, poder tomar decisiones de manera acertada con un bajo nivel de operatividad administrativa. Teniendo esto claro, encontramos que la forma de alcanzar estos deseos es entrar en un mundo digital.

Pero... ¿Como es la mejor forma de iniciar la digitalización en mi empresa?

Luego de múltiples proyectos digitales, encontramos una serie de pasos que nos pueden ayudar a lograr de una manera ágil una transformación digital en cualquier empresa.

1-Definir los procesos a digitalizar.

Posiblemente, pensemos en que todos los procesos de nuestra empresa podrían ser factible de digitalizar, y puede haber casos en los que sea así, pero lo más recomendable es iniciar con 1 proyecto de digitalización a la vez, ya que esto generará una menor aversión al cambio y buena recepción entre los usuarios de estas nuevas herramientas.

¿Como defino que proceso digitalizar?

De todos los procesos que se puedan digitalizar debemos escoger primero un proyecto que impacte directamente en los indicadores de nuestra empresa, sea de manera directa o indirecta, es decir. El resultado final de un proyecto digital debe ser comparable con los resultados del mismo proceso antes de digitalizar y comparar así los resultados de este en cuanto a indicadores de: Calidad, Costo, Plazo o Recurso Humano.

Al momento de encontrar el proceso a digitalizar, nunca puede faltar la pregunta "'¿Por qué voy a digitalizar este proceso?" Debemos ser capaces de encontrar esta respuesta sin mucho esfuerzo, ya que muchas veces se escogen procesos a digitalizar solo por "Tediosos" o por un manejo amplio de papel, pero que no generan un cambio o impacto en la organización, y esto fácilmente se volverá un proceso de 1 solo uso.

2-Encontrar flujo de trabajo o mapa mental.

Luego de seleccionar nuestro proceso a digitalizar, tenemos que entender a la perfección y de inicio a fin, cada uno de los pasos que se toman al realizar dicho proceso. Es decir, debemos ser capaces de describir en palabras como funciona este proceso, que variables o personas interfieren en este y cual serán los indicadores con los cuales se medirán a futuro los resultados de esto proceso.

En este paso también entraran en juego todo el conocimiento técnico de las personas que interfieren en el proceso, las personas que llevan realizando esto por años, las cuales son la principal fuente de información para la efectividad de la digitalización que llevaremos a cabo.

¿Qué información nos pueden proporcionar estas personas?

- Fórmulas o cálculos necesarios

- Errores usuales

- Problemas de información

- Indicadores que midan en dicho proceso

- Experiencias adquiridas con el tiempo

- Cambios recientes en el proceso

- Sueños o expectativas con el proyecto digital

Siempre debemos tener en cuenta los comentarios de estas personas, ya que a futuro serán los usuarios finales de estos cambios digitales y al realizarse a la medida de estos, se generará una empatía con el sistema y con los usuarios

3-Medir.

Como lo hablamos en los módulos anteriores, debemos tener claro el impacto de nuestra digitalización, ya que usualmente se tiene pensado que un proyecto digital no genera rentabilidad, pero esto es solo debido a enfoques errados o falta de medición antes y después de la implementación de un proyecto digital.

Usualmente los indicadores más beneficiados a la hora de implementar un proyecto digital son:

- Tiempo de respuesta Cliente/Proveedor

- Tiempo Administrativo

- Fiabilidad de información

- Errores operativos

- ETC

4-"Cierre".

El "Cierre" de un proyecto digital no debe estar ligado solo al "olvido" del proceso manual que se tenía, ni se debe referir a simplemente la instalación de un software o aplicativo, el cierre del proyecto digital se debe basar en el acompañamiento de los usuarios en los nuevos sistemas, en la medición de los indicadores previamente establecidos y encontrando una ganancia en estos, y más importante aún, con una validación de estos usuarios del paso 2 que fueron quienes realizaron el proceso por años, que verifiquen valores, cálculos, procesos, alertas y errores.

Nos referimos a "Cierre" de una manera esquemática, ya que cada software por perfecto que parezca, siempre deben estar en constante crecimiento, y mejoramiento, cada vez se debe validar que estos proceso digitales que se implementaros, si sean acordes a los cambios de la empresa, ya que sin esto, se tiene el riesgo de tener múltiples software en una empresa, sin uso o sin valor agregado.

Conclusión de un proyecto digital...

Luego de estos pasos que logramos identificar en las empresas en las cuales hemos apoyado su transformación digital, podemos dar fe, que esto nos funciona tanto para empresas grandes, como empresas pequeñas y cambios digitales, grandes o pequeños.

Es muy importante nunca perder el foco del "¿Por qué voy a digitalizar este proceso?" ya que el proceso o el mapa mental que generemos posiblemente pueda cambiar a lo largo del proyecto, pero lo que no debe cambiar es el foco, el fin y el objetivo que se planteó inicialmente.

El resultado o "Calificación" de un proyecto digital será basado en los resultados medidos después de implantado y en la satisfacción del usuario al interactuar con los nuevos procesos.